お役立ちコラム

2020年08月17日

働き方改革の一環として、総務省が推奨しているのがテレワーク。
以前からテレワークという働き方は注目されていましたが、新型コロナウイルスの影響によって、より多くの企業が導入しています。
テレワークという働き方は、メリットが多い反面、デメリットもあります。
今回は、テレワークの問題点や解決策について、くわしく紹介します。

働き方改革に限界？テレワークの問題点とは

テレワークは、就業場所や時間に制約がないことも多く、自宅やカフェなど好きな場所・時間に仕事をすることが可能です。
企業にとっては、通勤手当やオフィスの用意が不要、といったメリットが得られることから、ここ数年でテレワークを導入する企業が増えています。

しかし、中小企業や一部の業種にとって、テレワークという働き方は課題が残っているのが現状です。
たとえば、申請や承認など紙ベースとした押印業務をおこなう企業は、インターネット上で仕事はできません。
押印のためだけに出社するのは効率が良いとはいえず、出社は避けられないのです。
また、テレワークはオフィス出社と違い、見えない場所で働くため、社員が働いた時間や休憩時間など勤怠管理が難しいのも問題点のひとつです。
実際にテレワークを導入してから「生産性が落ちた」という企業もあり、対策が必要です。

テレワークの問題点と解決策

テレワークの問題点と解決方法ついて、具体的にみていきましょう。

勤怠管理の難しさ

会社で仕事をするスタイルの場合、社員が働く時間を簡単に把握できました。
しかし、テレワークは社員がいつ働き、いつ業務を終えたのか報告がなければわかりません。
テレワークはオフィスに出社しないことから、プライベートと区別が難しく、長時間労働や休憩時間をしっかり確保せず働くケースもあります。
勤怠管理はテレワークにとって大きな問題点ですが、明確なルールをつくり、情報を共有することで解決できるでしょう。

たとえば、テレワークの勤務時間にルールを定め、勤怠管理システムツールの導入をして社員の働く時間を管理します。
また、オンラインカレンダーの共有をすることで、いつ働きどんな業務をしているのかなど社員同士で把握できます。

セキュリティ問題

テレワークでは、会社のパソコンやタブレットなどを社外へ持ち出すことになるでしょう。
仕事をする場所は、自宅以外にカフェや図書館などといったケースも多く、会社専用の端末を紛失したり他人に画面を見られたりするリスクも考えられます。
セキュリティ対策をしっかりおこなっていないと簡単に情報漏洩し、企業にとって大きなダメージを与えてしまいます。
テレワークのセキュリティ問題の改善策として「データ閲覧に厳重なパスワードを設置する」「フリーWi-Fiの活用禁止」「端末の覗き見防止のために保護フィルムを貼る」など、社員一人ひとりが取り組めるルールの設置が必要です。

コミュニケーションが不足

社員がそれぞれの場所で働くテレワークは、自然とコミュニケーションが不足します。
ムダな会話をせずに黙々と業務ができるので、一見すると生産性が高まるイメージですが、コミュニケーション不足は「情報共有ができない」「個人の業務範囲が限られる（スキルアップできない）」といったデメリットが生まれます。
コミュニケーション不足の問題点は、オンラインによる朝礼、チャットツールとWebカメラを使い会議や雑談をすることで解消できるでしょう。

新しい生活様式でテレワークが急増

新型コロナウイルスの影響により「新しい生活様式」が求められています。
そのため、都心部を中心に多くの企業がテレワークを実施するようになりました。
テレワークに積極的でなかった企業も、テレワークを採用する流れになり、メリット・デメリットを体感した人も多いでしょう。

テレワークには問題点もありますが、クリアすることで下記のようなメリットも得られます。

生産効率アップ

テレワークの問題点を解決することで大きなメリットとなるのが「生産効率アップ」です。
テレワークは、電話や顧客の対応などすることなく集中して業務をおこなえるため、ムダな時間が省かれます。
また、出社するための移動時間や休憩するためにランチへ出かけるといった時間も無くなるので、時間を有効に使えます。
会議もオンライン化されるため、会議室への移動、会議室の用意やセッティング、後片付けなどが無くなります。

オフィスのコスト削減

テレワークの導入は、社員がインターネット環境を整えたり、パソコンやタブレットなどの端末を導入したりする必要がありますが、それ以上にオフィスコストをカットできます。
交通費やオフィスの光熱費の削減、オフィス規模を縮小したことによる家賃費のコストダウンは、企業にとって大きなメリットとなることでしょう。
ほかにも、紙ベースだった書類をすべてデジタル化することで、紙やインク代の節約にも繋がります。

優秀な人材を獲得できる

テレワークは全国各地の人材と繋がれるため、優秀な社員を獲得できる可能性も高くなります。
優れたキャリアがあるのに出産や介護を理由に社会復帰できていない女性や、家庭の事情により退社せざるを得ない優秀な社員など、テレワークを導入することで人材不足を解消できます。
テレワークはライフスタイルの変化に関係なく働けるため、長期間において大きなメリットが得られます。

災害時も事業継続しやすい

昨今、全国各地で台風や地震災害が起きています。
台風に備えて交通機関をストップする動きもあり、そうなると出勤が難しい人も出てきます。
その点、テレワークは在宅で仕事ができるため、交通機関がストップした時にも仕事ができます。
テレワークは、たくさんも問題点を抱えていますが、災害や何らかのトラブルで交通機関がストップしても、出社することなく業務をおこなえるというメリットがあります。

まとめ｜テレワークの問題点をクリアして生産性を高めよう！

働き方改革の一環として総務省が推奨するテレワークは、企業にとっては問題点もあります。
しかし、社員のライフスタイルに合わせた働き方が可能で、優秀な人材確保、災害時も事業継続ができるなど、メリットも多くあります。
テレワークの問題点は、システムツールの利用や工夫によってクリアできるので、メリットも踏まえて導入を検討しましょう。