お役立ちコラム

2021年01月27日

従業員が自由に働く場所を選択できるフリーアドレス。
フリーアドレスの導入はオフィスの省スペース化だけではなく、従業員の自主性促進やコミュニケーションの活性化などのメリットがあります。
しかし、フリーアドレスになることで、個人の持ち物の収納に困る場合も。
今回はフリーアドレスのオフィスの収納術について解説します。

フリーアドレスで従業員が直面する収納の問題

オフィスをフリーアドレスにすることで、以下のような問題が起こりがちです。

荷物や書類がデスク周りに散乱する

デスクは共有になるため、業務に必要な書類や備品、個人の私物は各自で管理しなければなりません。
席を移動する際に、その都度自分の必要な持ち物を移動させる必要があります。
収納スペースが用意されていないと、荷物を足元に置かなければいけません。
すると、置いてある荷物にぶつかって、他の人が転んでしまうリスクもあります。
また、業務が忙しいと書類や文房具がデスクに散乱しがちになります。
従来のオフィスであれば引き出しに文房具や書類を収納でき、デスクが乱雑になるのを防ぐことができましたが、それが難しいのです。
フリーアドレスにする場合、収納面を考慮しておかなければ、おしゃれなイメージとは裏腹に私物が散乱してオフィスの環境美化が損なわれてしまいます。

セキュリティ面での不安

フリーアドレスはデスクを自由に移動して様々な人が使用できるため、人数が多い場合、第三者が紛れ込んでいても不審に感じにくいというデメリットがあります。
業務中に短時間席を離れたすきに、机に置かれた私物や書類が部外者に持ち去られる可能性は否定できません。
さらに持ち物を定位置管理することができないため、書類を紛失しても、どこに置いたか思い出せずに時間を無駄にしてしまうことも考えられます。
以上のことから、フリーアドレスでは従業員がセキュリティ面で不安を感じることがあります。

個人ロッカーの収納力不足

フリーアドレスでは、私物は個人ロッカーで管理することになります。
しかし個人ロッカーの大きさは限られており、カバンや書類などを入れるサイズのものが一般的です。
夏の時期は良いですが、冬の時期はロングコートやブーツなどの荷物がかさばりがちです。
さらに出張がある日は、スーツケースをオフィスに持参する場合もあると思いますが、ロッカーが小さいと入らず、共有スペースに持ち込まなければならない事態になります。

フリーアドレスの収納問題を解決する方法

上記の問題を解決・または防止するには、事前準備も大切です。

運用ルールの決定と周知

固定席からフリーアドレスにする場合、慣れていない従業員がほとんどです。
従来のオフィスの意識のままでは、物が溢れたり、散乱したりする可能性もあります。
事前にルールを決めて従業員に同意を得ておく必要があります。
例えば「個人の荷物は最小限にすること」「席は毎日移動して、デスクには何もない状態を保つ」「セキュリティの高い情報は、取り扱いに注意する」などです。
起こりうる問題を予測して、事前にしっかりとルールを決めましょう。
従業員全員に伝達し、意識を共通化しておかなければなりません。
そうすることでセキュリティ面や、環境美化の意識が高まります。

データの電子化とペーパーレス化

フリーアドレスのオフィスでは、収納できるスペースが限られてしまいます。
荷物の量を減らし、収納スペースを広くするためには、ペーパーレス化が必須です。
データは電子化して必要な時にアクセスできる環境を整え、紙に印刷した場合は使用後に破棄するといったルールが効果的です。
紙のデータや書類の量を減らすことができれば、収納スペース不足の問題を解決できます。

個人ロッカーも移動させる

デスクの自由化とともに、個人のロッカーも定期的に移動するようにしましょう。
そうすることで、ロッカーに私物が放置されたり、汚れが蓄積したりする事態を防ぐことができます。
定期的な個人ロッカーの引越しは、不要なものを捨てる機会にもなります。
整理整頓された清潔なオフィスにするためにも、有効な方法です。

専用の収納スペースを用意する

コートやジャケット、ブーツ、スーツケースなどの大きな荷物は、専用の収納スペースを用意することで不便さを解消できます。
コートなどの衣類は、喫煙者と非喫煙者の収納位置を区分けすると従業員の満足度が上がります。

フリーアドレスにおすすめの収納術

ここからは、フリーアドレスのオフィスにおすすめの収納術や収納グッズを紹介します。

個人ロッカーは鍵付きが必須

業務に必要な書類やパソコンなどは個人ロッカーで管理しますが、セキュリティの面でも鍵付きのものを選びましょう。
施錠の仕方は鍵だけではなく、ダイヤル式やプッシュオートロック、ICカードタイプがあります。

ハンガーラックやロッカーを設置する

コートやジャケット類は個別の収納ではなく、一箇所でまとめて管理するのがおすすめです。
少人数の場合はハンガーラックで十分ですが、従業員数が多い場合はロッカーを設置すると良いでしょう。

収納も移動式にする

机の移動だけではなく、引き出しも移動式を採用すると便利です。
必要な荷物や書類を簡易的に置いておける棚で、下にキャスターが付いている製品であれば机周りがすっきりと片付きます。
他の机に移動する時もたくさんの荷物を抱える必要がなく、スムーズに移動できます。

携帯に便利な持ち運びグッズ

パソコンや書類、文房具など仕事に必要な道具を運ぶ際、不便を感じる従業員が多く見られます。
そんな時に、持ち運びに便利なカバンやBOXが重宝されます。
従業員の不満を解消するために、持ち運びできる専用のバッグを用意すると良いでしょう。

まとめ

以上、オフィスのフリーアドレス導入で従業員が直面する問題と解決策、フリーアドレスオフィスにおすすめの収納術についてご紹介しました。
フリーアドレスをスムーズに進めるためには、事前に問題を想定して対策しておくこと、従業員の周知・ルールの徹底が必要です。